적격증빙 3종 완벽 정리: 세금계산서·현금영수증·카드전표 차이와 선택법

"간이영수증만 모아뒀는데 비용처리가 안 된다고요?" 많은 사업자분들이 겪는 실수입니다. 카드로 결제했는데 카드매출전표를 챙기지 않았거나 현금 결제 후 현금영수증을 받지 않는 경우도 마찬가지입니다. 적격증빙은 세무서가 인정하는 공식 영수증을 말합니다. 비용 인정과 부가세 매입세액공제를 받으려면 반드시 적격증빙을 갖춰야 합니다. 결제한 사실보다 중요한 건 바로 '어떤 형태로 증빙을 받았느냐'입니다.

이 글에서는 적격증빙 3종(세금계산서·현금영수증·카드영수증)이 무엇인지 각각의 차이점과 상황별 선택 기준 그리고 보관 및 누락 시 대처법까지 완벽하게 정리해드립니다

 

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1. 적격증빙 3종 한눈에 비교표

적격증빙은 크게 세 가지로 나뉩니다. 세금계산서 현금영수증 차이와 현금영수증 카드영수증 차이를 명확히 이해하면 증빙서류 보관방법도 훨씬 쉬워집니다.

 

적격증빙 3종 비교표

사업자 증빙 유형별 특징 비교

구분	세금계산서	현금영수증	카드영수증(카드전표)
발급 주체	공급하는 사업자	판매자(사업자)	가맹점(판매자, 카드 단말기/PG 통해 발급)
발급 타이밍	공급시기 원칙(예외: 다음 달 10일까지 가능)	결제 즉시 또는 요청 시	카드 결제 시 자동 발급
전송/발급 기한	발급 후 다음날까지 국세청 전송	현금 받은 날부터 5일 이내 자진발급	카드사는 이용내역 제공
필수 기재사항	사업자번호·공급가액·부가세 분리	거래금액·사업자번호(사업자용)	가맹점명·금액·카드번호
부가세 공제	증빙 요건 충족 시 가능(단, 불공제 항목 제외)	증빙 요건 충족 시 가능(단, 불공제 항목 제외)	증빙 요건 충족 시 가능(단, 불공제 항목 제외)
대표 사용상황	B2B 거래(외주·용역·임대)	현금·계좌이체 결제	카드 결제 전반
재발급/조회	전자세금계산서 조회 가능	국세청 홈택스 조회	카드사 홈페이지/앱

 

세금계산서는 사업자 간 거래에서 부가세를 투명하게 관리하는 표준 증빙입니다. 현금영수증은 현금이나 계좌이체로 결제했을 때 비용처리 증빙으로 활용되며 카드영수증은 가장 흔하지만 보관에 주의가 필요한 개인사업자 증빙입니다.

 

핵심은 이것입니다. 적격증빙을 갖췄더라도 매입세액 불공제 항목(접대비·사업 무관 지출 등)에 해당하면 부가세 공제가 제한될 수 있습니다. 증빙 형태와 함께 업무 관련성도 반드시 확인해야 합니다.

 

💡 부가세 매입세액공제 요건이 궁금하다면?
→ 부가세 매입세액공제 요건 확인하기(국세청)

 

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2. 세금계산서 완벽 이해

언제 세금계산서를 받나요?

세금계산서는 사업자끼리 거래할 때 발급하는 적격증빙입니다. 외주 용역비를 지급하거나 사업에 필요한 재료나 장비를 구입할 때 그리고 사무실 임대료를 낼 때도 세금계산서를 받습니다.

 

2026년 현재 대부분의 거래는 전자세금계산서로 이루어집니다. 전자세금계산서 발급은 국세청 홈택스를 통해 즉시 확인할 수 있어 종이 증빙보다 훨씬 편리합니다.

 

발급 기한과 전송 기한

세금계산서는 공급시기에 발급하는 것이 원칙입니다. 다만 예외적으로 월합계 세금계산서 등은 다음 달 10일까지 발급할 수 있습니다. 전자세금계산서는 발급 후 다음날까지 국세청에 전송해야 합니다.

 

헷갈리는 포인트: 세금계산서 vs 계산서

세금계산서는 부가세가 붙는 과세 거래에 발급되고 계산서는 면세 거래(예: 학원비·의료비·토지 거래)에 발급됩니다. 둘 다 적격증빙이지만 부가세 공제 여부가 다릅니다.

 

세금계산서 체크리스트

✅ 공급하는 자와 공급받는 자의 사업자번호가 정확한가
✅ 공급가액과 부가세가 분리되어 있는가
✅ 작성일자와 거래일자가 맞는가

 

전자세금계산서 조회는 홈택스에서 '전자세금계산서 → 매입 세금계산서 조회' 메뉴를 통해 할 수 있습니다. 분실 위험이 없고 언제든 재출력이 가능합니다.

 

💡 전자세금계산서 조회 방법이 필요하다면?
→ 국세청 홈택스에서 전자세금계산서 조회하기

 

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3. 현금영수증·카드영수증 실무 가이드

현금영수증: 현금 결제의 구원투수

현금이나 계좌이체로 결제했다면 현금영수증 사업자번호로 발급받아야 비용처리 증빙으로 인정됩니다. 개인용과 사업자용의 차이는 바로 여기에 있습니다.

 

현금영수증을 받는 방법

• 결제 시 "현금영수증 사업자용으로 주세요"라고 요청
• 사업자등록번호 10자리를 알려주면 됩니다
• 거래 후에도 요청 가능하지만 원칙적으로 현금을 받은 날 발급이 기본입니다

 

발급 기한

현금영수증은 원칙적으로 현금을 받은 날 발급하는 것이 기본입니다. 고객 정보가 없을 때도 사업자는 현금을 받은 날부터 5일 이내에 자진발급해야 하는 규정이 있습니다.

 

💡 현금영수증 발급 의무가 궁금하다면?
→ 현금영수증 발급 의무 자세히 알아보기(국세청)

 

자주 터지는 문제와 대응

"상대방이 현금영수증 발급을 꺼린다면?" 원칙적으로 사업자는 고객이 요청하면 발급해야 합니다. 거부 시에는 국세청 신고센터를 통해 신고할 수 있지만 실무에서는 다른 증빙(거래명세서·계약서·통장 이체내역)을 함께 보완하는 방법도 고려할 수 있습니다.

 

💡 현금영수증 가맹점 가입 방법과 발급 시 주의사항이 궁금하다면?
→ 소상공인을 위한 현금영수증 가이드: 가맹점 가입부터 발급 방법·가산세까지

 

카드영수증(카드매출전표): 가장 흔한데 가장 보관에 주의해야 하는 증빙

카드 결제는 편리하지만 카드전표를 제대로 보관하지 않으면 적격증빙으로 인정받기 어렵습니다. 카드매출전표는 가맹점에서 카드 단말기나 PG를 통해 발급되며 카드사는 이용내역을 제공하는 역할을 합니다.

 

보관의 핵심

카드전표는 종이든 전자든 '전표에 준하는 증명자료'를 조회·다운로드하여 보관하는 것이 핵심입니다. 종이 전표를 꼭 들고 있어야 하는 것이 아니라 카드사 홈페이지나 앱에서 전자적으로 조회하고 저장해두면 됩니다.

 

실무 팁

매달 말일에 카드사 홈페이지나 앱에서 한 달 사용분을 일괄 다운로드하는 루틴을 만드세요. 특히 출장비·구독료·온라인 광고비처럼 자주 누락되는 항목은 별도로 체크하는 것이 좋습니다.

 

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4. 상황별 적격증빙 선택 가이드

"그래서 저는 뭘 받으면 되나요?" 가장 많이 받는 질문입니다. 거래 상황에 따라 적절한 증빙을 선택하면 됩니다.

 

케이스별 적격증빙 선택법

✅ 사업자끼리 거래 (외주·재료·임대 등)
→ 세금계산서 우선 요청

 

✅ 현금 또는 계좌이체로 결제
→ 현금영수증(사업자번호 10자리로 발급)

 

✅ 카드로 결제
→ 카드영수증(카드전표) 반드시 조회하여 보관

 

✅ 상대방이 적격증빙 발급을 못 해준다
→ 다른 형태의 증빙(간이영수증+거래명세서+계약서+통장 이체내역)을 겹겹이 준비해 리스크 최소화

 

개인사업자 증빙은 한 가지만 있으면 되는 게 아닙니다. 여러 증빙을 함께 갖추면 세무조사 시에도 유리합니다. 증빙서류 보관방법의 핵심은 '겹겹이 쌓아두기'입니다.

 

지금 바로 이번 달 증빙부터 체크해보세요. 누락된 카드전표나 현금영수증이 있다면 지금이라도 발급받거나 조회하시기 바랍니다.

 

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5. 적격증빙 보관법과 누락 시 대처

보관의 핵심 원칙 3가지

적격증빙 보관은 세무조사 대비는 물론 일상적인 장부 정리에도 필수입니다.

 

① 월별로 모으기
2026년 1월 증빙 2026년 2월 증빙처럼 월 단위로 폴더를 나눕니다.

 

② 거래처별 보조 분류
같은 거래처와 자주 거래한다면 거래처명으로 하위 폴더를 만들면 검색이 쉽습니다.

 

③ 증빙 파일명 규칙
나중에 찾기 쉽도록 일관된 파일명 규칙을 정하세요.

 

추천 폴더 구조

📁 2026년 증빙

  ├ 📁 2026-01

  │  ├ 📁 세금계산서

  │  ├ 📁 현금영수증

  │  └ 📁 카드전표

  ├ 📁 2026-02

  │  ├ 📁 세금계산서

  │  ├ 📁 현금영수증

  │  └ 📁 카드전표

 

파일명 규칙 예시

2026-01-15_ABC거래처_1500000원_세금계산서.pdf
2026-02-03_현금영수증_식대_50000원.jpg

 

이렇게 정리하면 나중에 특정 거래를 찾을 때 훨씬 빠릅니다.

 

보관기간은 얼마나?

증빙 보관은 일반적으로 신고기한 경과 후 5년을 기준으로 잡습니다. 법인의 경우 신고기한이 지난 날부터 5년 보관 의무가 명시되어 있습니다.

 

다만 부정행위 등 예외 상황이 있을 수 있으니 최종적으로는 국세청 기준이나 세무대리인과 확인하시기 바랍니다.

 

누락·분실했을 때 대처법

세금계산서
전자세금계산서는 홈택스에서 언제든 재조회 가능합니다. '조회/발급 → 매입 세금계산서'에서 기간별로 검색하면 됩니다.

 

현금영수증
국세청 홈택스 '현금영수증 → 사용내역 조회'에서 사업자번호로 발급받은 내역을 확인할 수 있습니다.

 

💡 홈택스와 손택스에서 현금영수증을 조회하는 구체적인 방법이 필요하다면?
→ 현금영수증 조회 완벽 가이드 2025 | 손택스·홈택스 방법과 문제해결

 

카드영수증
카드사 홈페이지나 앱에서 과거 이용내역을 조회하고 전표를 다운로드할 수 있습니다.

 

핵심 메시지:

지금 당장 한 달치만이라도 복구하세요. 1년 치를 한꺼번에 정리하려면 부담스럽지만 이번 달 증빙부터 시작하면 습관이 됩니다.

 

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적격증빙은 사업자라면 반드시 챙겨야 하는 기본입니다. 결제한 사실보다 어떤 형태로 증빙을 받았느냐가 더 중요합니다.

 

3줄 요약

1. 적격증빙 3종(세금계산서·현금영수증·카드전표)은 비용처리와 부가세 공제의 기본 요건입니다
2. 세금계산서 현금영수증 차이를 알고 상황에 맞는 증빙을 선택하되 불공제 항목은 별도 확인하세요
3. 월별 폴더 정리와 파일명 규칙으로 적격증빙 보관을 습관화하세요

 

지금 바로 실천하기

✔️ 이번 달 증빙부터 폴더 3개 만들어 저장해보세요
세금계산서·현금영수증·카드전표 폴더를 만들고 오늘부터 하나씩 넣어보세요.

 

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FAQ - 적격증빙 자주 묻는 질문

Q1. 세금계산서와 계산서는 어떻게 다른가요?

A. 세금계산서는 부가세가 붙는 과세 거래에 발급되고 계산서는 면세 거래에 발급됩니다. 예를 들어 일반 용역이나 상품 거래는 세금계산서를 받지만 교육용역(면세 대상인 경우)·의료비·토지 거래 등은 계산서를 받습니다. 둘 다 적격증빙이지만 계산서는 면세 거래라 부가세(매입세액)가 별도로 발생하지 않아 매입세액공제 대상이 아닙니다.

 

Q2. 적격증빙이 있으면 무조건 부가세 공제가 되나요?

A. 아닙니다. 적격증빙을 갖췄더라도 접대비·사업 무관 지출·비영업용 소형승용차 구입 등 부가세 매입세액 불공제 항목에 해당하면 공제가 제한됩니다. 증빙 형태뿐만 아니라 업무 관련성과 지출 항목도 반드시 확인해야 합니다.

 

Q3. 간이사업자도 적격증빙을 받아야 하나요?

A. 네. 간이사업자도 비용처리를 위해서는 적격증빙이 필요합니다. 다만 간이과세자는 일반과세자처럼 '전액 매입세액공제' 구조가 아니라 제한이 많습니다. 거래 상대가 '세금계산서 발급의무가 있는 간이과세자'인지 여부 등에 따라 공제 가능 여부가 달라질 수 있어 케이스별 확인이 필요합니다. 소득세 신고 시 필요경비 인정을 위해서는 현금영수증이나 카드전표 같은 적격증빙을 반드시 챙겨야 합니다.

 

Q4. 현금영수증 개인용과 사업자용의 차이는 무엇인가요?

A. 개인용 현금영수증은 주민등록번호나 휴대폰번호로 발급받아 연말정산 소득공제용으로 사용됩니다. 사업자용 현금영수증은 사업자등록번호 10자리로 발급받아 비용처리와 지출증빙용으로 사용됩니다. 같은 현금영수증이라도 발급 시 어떤 번호로 받았느냐에 따라 용도가 완전히 달라집니다.

 

Q5. 카드 결제내역만 있으면 안 되나요? 꼭 카드전표가 필요한가요?

A. 네. 카드 결제내역(카드사 청구서)만으로는 적격증빙으로 인정받기 어렵습니다. 카드매출전표 또는 전표에 준하는 증명자료가 필요합니다. 다만 종이 전표를 꼭 보관해야 하는 것은 아니고 카드사 홈페이지나 앱에서 전자적으로 조회·다운로드하여 보관하면 됩니다.

 

Q6. 전자세금계산서를 늦게 받았어요. 부가세 공제가 안 되나요?

A. 전자세금계산서는 공급시기 발급이 원칙이며 발급일 다음날까지 전송 기한이 있습니다. 기한을 넘기면 매입세액 공제가 제한될 수 있어 늦게 수취한 경우는 확정신고·수정신고·경정청구 등 처리 가능 여부를 케이스별로 확인하는 것이 안전합니다. 구체적인 상황은 세무대리인과 상담하시는 것을 권장합니다.

 

Q7. 현금영수증을 나중에 요청할 수 있나요?

A. 원칙적으로 현금영수증은 현금을 받은 날 발급하는 것이 기본입니다. 거래 후에도 요청은 가능하지만 사업자는 현금을 받은 날부터 5일 이내에 자진발급 의무가 있어서 시간이 지나면 발급이 어려울 수 있습니다. 가급적 결제 시점에 바로 요청하는 것이 좋습니다.

 

Q8. 종이 세금계산서를 분실했어요. 어떻게 하나요?

A. 전자세금계산서라면 국세청 홈택스에서 언제든 재조회하고 재출력할 수 있습니다. 홈택스 '전자세금계산서 → 매입 세금계산서 조회' 메뉴에서 기간별로 검색하면 됩니다. 종이 세금계산서의 경우 발급한 거래처에 재발급을 요청해야 합니다.

 

Q9. 적격증빙을 몇 년간 보관해야 하나요?

A. 증빙서류는 일반적으로 신고기한 경과 후 5년간 보관해야 합니다. 법인의 경우 신고기한이 지난 날부터 5년 보관 의무가 명시되어 있습니다. 다만 부정행위가 있는 경우 등 예외 상황에서는 보관 기간이 더 길어질 수 있으니 최종적으로는 국세청 기준이나 세무대리인과 확인하시기 바랍니다.

 

Q10. 온라인 구독 서비스나 앱 결제도 적격증빙을 받을 수 있나요?

A. 네. 카드로 결제한 온라인 구독이나 앱 결제도 결제내역·전표에 준하는 자료를 조회·보관할 수 있습니다. 카드사 홈페이지나 앱에서 해당 결제 내역을 조회하면 전표를 다운로드할 수 있습니다. 다만 구글 플레이·앱스토어 같은 해외 결제·해외 공급자(SaaS)인 경우 부가세 처리나 공제 가능 여부가 달라질 수 있어 인보이스·계약서 등도 함께 보관하는 것이 안전합니다.

 

Q11. 간이영수증도 적격증빙인가요?

A. 아닙니다. 간이영수증만으로는 적격증빙으로 보기 어렵습니다. 통상 적격증빙은 세금계산서(전자 포함)·신용카드매출전표·현금영수증(지출증빙용)이 대표적이고 면세거래는 계산서가 해당 거래의 적격증빙이 됩니다. 간이영수증만 있으면 비용처리나 부가세 공제에 어려움이 있을 수 있으니 반드시 적격증빙을 함께 확보해야 합니다.

 

Q12. 거래처가 세금계산서 발급을 거부하면 어떻게 하나요?

A. 원칙적으로 사업자 간 거래에서 세금계산서 발급은 의무입니다. 발급을 거부하면 국세청에 신고할 수 있지만 실무적으로는 거래명세서·계약서·통장 이체내역 등 다른 증빙을 최대한 확보하여 보완하는 방법도 고려할 수 있습니다. 증빙을 겹겹이 쌓아두면 세무 리스크를 줄일 수 있습니다.

 

Q13. 전자세금계산서 발급 기한과 전송 기한이 다른가요?

A. 네. 발급 기한은 공급시기가 원칙이며 예외적으로 월합계 세금계산서 등은 다음 달 10일까지 발급할 수 있습니다. 전송 기한은 발급일 다음날까지 국세청에 전송해야 합니다. 두 개념을 혼동하지 않도록 주의하세요.

 

Q14. 해외 결제도 적격증빙을 받을 수 있나요?

A. 해외 거래는 국내 적격증빙 규정이 다르게 적용됩니다. 해외 카드 사용은 카드전표를 받을 수 있지만 해외 거래처와의 용역·물품 거래는 세금계산서 대신 영수증·인보이스 등을 증빙으로 사용합니다. 외화 송금 시에는 송금 증빙과 계약서 등을 함께 보관하는 것이 좋습니다.

 

Q15. 적격증빙 없이 비용처리가 가능한 경우도 있나요?

A. 일부 항목은 적격증빙 없이도 비용처리가 가능합니다. 예를 들어 인건비(급여)는 원천징수 영수증과 지급 명세서로 증빙하고 감가상각비는 고정자산 대장으로 증빙합니다. 하지만 일반적인 사업 경비는 원칙적으로 적격증빙이 필요하므로 최대한 챙기는 것이 안전합니다.